A assinatura digital é uma forma simples e segura de otimizar processos e reduzir custos. Mas, será que ela realmente tem validade jurídica? Leia o artigo e descubra.

Quanto tempo demora para que um contrato seja assinado? Digamos que a sua
empresa esteja em São Paulo e precise da assinatura de um gestor que viajou
para o Rio de Janeiro. Na melhor das hipóteses, você terá o documento assinado
em papel, com firma reconhecida, em dois ou três dias úteis. Isso se o
responsável pela assinatura estiver disponível e sem contar os custos com
cartório, motoboy e correios.

Mas, e se todo esse processo pudesse ser feito em questão de minutos, sem
burocracia e sem tantos gastos? Isso já é uma realidade entre as empresas que
adotaram a assinatura digital. A
tecnologia permite que documentos sejam assinados digitalmente, de qualquer
lugar, a partir de qualquer dispositivo, como celular, tablet ou notebook.

Dessa maneira, é possível abandonar o papel, reduzir custos e ainda otimizar
o processo de assinatura de contratos. Ou seja, trata-se de uma ação que pode
marcar o início da transformação digital no departamento jurídico da sua
empresa.

No entanto, é comum ter dúvidas com relação à validade jurídica. Afinal, por
mais que a tecnologia esteja avançada, será que ela já é capaz de substituir a
velha e tradicional assinatura com firma reconhecida em cartório, no papel?
Neste artigo, você entenderá como isso funciona.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Para que um documento seja assinado digitalmente, é fundamental que existam
formas de autenticação, ou seja, mecanismos que garantam que aquela assinatura
é verdadeira. E é justamente neste aspecto que reside a diferença entre
assinatura digital e assinatura eletrônica. Entenda:

O que é assinatura eletrônica?

Você provavelmente tem o aplicativo do seu banco instalado no celular. Para
acessar sua conta e fazer transações é preciso de, pelo menos, uma senha, à
qual somente você tem acesso. Pode ser também um token, uma chave de segurança
ou até sua biometria. Esses são alguns dos vários métodos de assinatura
eletrônica.

Em linhas gerais, assinatura eletrônica é um “termo guarda-chuva”,
que se refere a todos os métodos de autenticação. Ou seja, mecanismos que
servem para atestar se a pessoa do outro lado da tela é, de fato, quem diz que
é. A assinatura eletrônica pode ser aplicada em diversos casos: nos e-mails,
redes sociais, e-commerce e no internet banking.

Mas nem toda assinatura eletrônica envolverá, necessariamente, tecnologias
complexas. Assim, o modelo e o grau de segurança da identificação podem variar
de um ambiente para outro. Normalmente, a força dos mecanismos de autenticação
é maior em ambientes que lidam com dados sensíveis, como sites bancários e
caixas eletrônicos.

O que é assinatura digital?

Dentre tantos métodos de assinatura eletrônica, a assinatura
digital
se destaca por ser aquele que a legislação brasileira
elegeu para ser o substituto legal da assinatura de próprio punho. Isso porque
trata-se de um modelo sofisticado, com muita eficácia em comprovar a
autenticidade da firma.

Basicamente, as assinaturas digitais são aquelas que utilizam algoritmos de
criptografia assimétrica (padrão x509 v3), garantindo que a firma cumpra três requisitos fundamentais para que seja válida. São eles:

  • Integridade: a partir de
    um conjunto de chaves criptográficas, cria-se uma relação de imutabilidade
    sobre o documento. Assim, se houver qualquer tipo de alteração no arquivo
    original, a assinatura se torna inválida;
  • Autoria: o certificado
    digital emitido por instituições credenciadas garante uma vinculação entre
    o documento e o signatário. Ou seja, o mecanismo atesta que o subscritor
    é, realmente, quem afirma ser;
  • Não repúdio: devido a
    todas as ferramentas tecnológicas utilizadas para assegurar a veracidade
    da assinatura, o signatário não pode negar sua responsabilidade sobre o
    conteúdo.

Por isso, este método tem sido cada vez mais adotado por empresas,
associações e órgãos governamentais para assinaturas de documentos, contratos,
notas fiscais e processos judiciais. Afinal, além de ser um modelo seguro e
eficiente, também traz praticidade e redução de custos para as organizações.

A assinatura digital tem validade jurídica?

Desde 2001, a legislação brasileira reconhece como válida juridicamente a
assinatura digital. O modelo de firma criptografada é regulamentado pela Medida Provisória 2.200-2/2001.

Este mecanismo instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira
(ICP-Brasil), que emite os certificados de autenticidade por meio de entidades
credenciadas.

Portanto, a tecnologia é tão segura que substitui até mesmo o reconhecimento de firma em cartório. Logo, qualquer
documento, contrato ou arquivo assinado digitalmente, que cumpra os requisitos
de integridade, autoria e não repúdio, é plenamente aceito como válido no
âmbito jurídico.

Mas, como é o processo para assinar um documento digitalmente?

O fluxo da assinatura digital é simples. Primeiro, deve ser gerado um
arquivo digital para ser assinado. Em geral, o formato adotado para isso é via
Adobe Acrobat, com o PDF (Portable Document Format). Em seguida, esse documento
é enviado eletronicamente ao signatário, via e-mail, por exemplo.

A pessoa que assina deve ter uma identificação digital, com um certificado
de chave pública. Além disso, é preciso de uma chave privada, normalmente uma
senha ou um token, utilizada para gerar a assinatura baseada em certificado. Este certificado nada
mais é do que a credencial aplicada ao documento para garantir a autenticidade
da firma.

Em meio a todo esse processo, ocorre uma série de operações matemáticas
complexas, que chamamos de criptografia. É isto que assegura a integridade do
documento, ou seja, a garantia de que o arquivo não será alterado depois de
assinado. Assim, se houver qualquer modificação, a assinatura é invalidada.

Por que trocar a caneta e o papel pela assinatura digital?

O conceito de transformação digital está ligado, principalmente, à ideia de
otimizar processos. Portanto, abandonar o papel e adotar um sistema de
assinaturas digitais pode ser um bom começo para esta transformação. Até
porque, todo o fluxo de assinatura de documentos torna-se mais simples e ágil.
Veja agora outras vantagens desse modelo:

Segurança jurídica

Sem o reconhecimento de firma em cartório, a assinatura analógica pode ser
questionada. Além disso, é muito mais fácil fazer alterações em documentos
impressos, o que pode resultar em fraudes. A assinatura digital, por sua vez,
garante maior segurança jurídica, visto que há uma série de tecnologias
envolvidas neste processo para garantir a integridade do documento.

Agilidade e praticidade

Não importa em que lugar do mundo o signatário esteja. Desde que tenha um
dispositivo com acesso à internet (pode ser o celular, tablet ou notebook) pode
assinar o documento digitalmente, com valor jurídico, em questão de segundos.
Assim, não é preciso depender de correios ou mesmo da presença da pessoa em um
lugar para obter a assinatura. Desta maneira, todo o processo fica mais simples
e rápido.

Cadeia de validação

Outra vantagem é que é possível enviar um arquivo para vários signatários e configurá-lo
para que seja assinado em uma ordem específica. Assim, o documento pode, por
exemplo, ser assinado primeiro por um diretor, depois pelo vice-presidente da
empresa e, por fim, pelo presidente. E o melhor é que todas essas movimentações
podem ser acompanhadas por quem enviou o arquivo.

Redução de custos

Estima-se que a assinatura digital contribua para reduzir em até 80% os custos com impressão e reconhecimento
de firmas em cartório. Isso sem contar gastos extras com correios e motoboys
para transportar documentos de um lugar para outro. Podemos considerar ainda os
custos de armazenamento físico dos documentos, que é substituído pelo
armazenamento em nuvem.

Sustentabilidade

Por fim, a assinatura digital também diz respeito à responsabilidade
ambiental da empresa. Ao trabalhar com documentos digitalizados, é possível
reduzir significativamente o consumo de papel. Por consequência, a organização
diminui também a produção de lixo e, indiretamente, contribui para que menos
árvores sejam derrubadas. Institui-se, assim, a cultura paperless (sem
papel) entre os funcionários.

Preparado para iniciar o processo de transformação digital em sua empresa?
Então, comece adotando o sistema de assinatura digital para otimizar processos
e reduzir custos!


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Fonte: softwareone.com/feed

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