Entenda como a digitalização de contratos pode contribuir para agilizar os processos de revisão, além de eliminar custos e garantir maior segurança.

Eles estão por toda parte nas empresas: desde as relações com clientes e
fornecedores até com o governo. Sim, estamos falando dos contratos, que
frequentemente demandam muita atenção dos gestores. Afinal, são peças fundamentais
para garantir segurança nas relações comerciais e evitar imprevistos e
mal-entendidos.

Qualquer erro nesse documento pode dar espaço a interpretações equivocadas,
gerando prejuízos para a empresa. Por isso, os contratos passam por diversas
revisões, o que leva tempo até chegar a uma versão final. Tanto que tarefas
administrativas como estas chegam a consumir 135 dias de trabalho por ano
nas empresas.

Mas não precisa ser assim. Com a digitalização de contratos,
é possível aumentar a eficiência desse processo, ganhando em agilidade e
segurança. Essa, aliás, é a nova maneira de lidar com documentos no cenário da
transformação digital.

Portanto, neste artigo, você verá como a digitalização pode otimizar fluxos de revisão de
contratos 
e facilitar a rotina das organizações. Acompanhe!

Como garantir agilidade no processo de revisão de contratos?

Todo contrato serve para estabelecer obrigações, direitos e limites nas
relações entre contratante e contratado. Portanto, para ser firmado, é
fundamental que as partes estejam de acordo. Um contrato de prestação de
serviços, por exemplo, deve conter o que será realizado, prazos, valores,
formas de pagamento e outras condições.

Depois de redigido, segue para aprovação dos responsáveis, e se tudo estiver
correto, é encaminhando para a parte contratante. Mas, se houver algum
problema, volta à etapa anterior para ser corrigido e/ou atualizado.

Assumindo que o contratante é outra empresa, esse mesmo documento passará
pelas mãos de vários responsáveis novamente. E, se alguma cláusula não estiver
em conformidade, todo o processo se repete.

São tantas idas e vindas que cada nova versão deve ser revisada e comparada
à anterior para garantir que nada além do necessário tenha sido alterado. Isso,
é claro, consome muito tempo, sobretudo se o documento for impresso. Sem contar
os riscos de perdas, extravios e vazamentos.

O processo de revisão de contratos é essencial, pois até
uma vírgula no lugar errado pode mudar o sentido de uma frase. Mas esse fluxo
não precisa ser burocrático. Em vez disso, pode ser reestruturado com a ajuda
da tecnologia.

Afinal, o que pode ser feito para mudar isso?

Aderindo à digitalização de contratos, todo o fluxo de revisão torna-se mais
ágil, prático e seguro, pois é centralizado em um só documento digital.

Graças à tecnologia em nuvem, um mesmo arquivo PDF pode ser compartilhado com várias pessoas. No próprio documento, é possível destacar trechos, adicionar comentários e pedidos de alteração, que ficam visíveis aos outros responsáveis durante o processo de revisão.

Dessa maneira, a empresa otimiza o fluxo de trabalho e garante agilidade,
uma vez que todas as considerações estarão reunidas em um só arquivo digital. É
diferente de receber os pedidos de alteração marcados a caneta no papel ou
dispersos em vários e-mails.

Os benefícios da digitalização de contratos nas organizações

Até aqui, já deu para perceber que a digitalização de contratos tem o poder
de tornar processos, antes burocráticos, muito mais dinâmicos. A seguir,
elencamos outras vantagens de ter um modelo digital de revisão de contratos.
Confira:

Mais segurança das informações

A digitalização de contratos contribui para aumentar a segurança dos
documentos. Afinal, a tecnologia pode ser utilizada para garantir que os
arquivos serão abertos somente por pessoas autorizadas. Existe, inclusive, a
possibilidade de proteger os documentos com senha.

Além disso, como os arquivos são armazenados na nuvem, elimina-se o risco de
perdas e extravios. Mesmo se o computador parar de funcionar e tiver de ser
formatado, o documento continuará seguro e intacto, podendo ser acessado a
partir de outros dispositivos.

Facilidade durante a leitura e revisão

O antigo processo de revisão de contratos implicava em imprimir diversas
cópias e encaminhá-las a todos os envolvidos. Dessa maneira, o feedback era
descentralizado, muitas vezes com comentários repetidos e até pedidos de
alteração sobre aspectos que já haviam sido corrigidos.

Ao trabalhar com documentos digitais, todo esse processo fica mais fácil.
Basta compartilhar o documento com os envolvidos e todos terão acesso à última
versão, com as observações feitas pelos demais envolvidos. Isso aumenta a
produtividade, pois elimina retrabalhos e todo o feedback fica reunido em um só
lugar.

Além disso, o arquivo pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo,
como celular, tablet ou notebook, agilizando assim o acesso, sem ter que
esperar que os responsáveis estejam no escritório presencialmente para revisar
o documento.

Facilidade para gerenciar o fluxo de aprovações

No modelo antigo de revisão, um contrato poderia passar dias na mesa de um
gestor esperando para ser revisado. Isso atrasava ainda mais o fluxo de
aprovações, uma vez que o feedback demorava para chegar.

Hoje, com as novas tecnologias, no entanto, existe a possibilidade de
compartilhar um arquivo em PDF e rastreá-lo. Assim, é possível verificar
informações como: quem já visualizou o documento, a data e a hora em que o
arquivo foi aberto e quem baixou o contrato em seu dispositivo. Dessa maneira,
fica mais fácil de gerenciar o fluxo de aprovações.

Redução de custos com papel e transporte

Uma pesquisa realizada pela PwC
apontou que, há alguns anos, cada documento era impresso aproximadamente 19 vezes
nas empresas. E o pior é que cerca de 40% dessas cópias não eram sequer
necessárias. Hoje, podemos dizer que, na maioria dos casos, nenhuma impressão é
necessária. Afinal, é possível fazer tudo digitalmente, até assinar documentos
com validade jurídica.

Portanto, ao adotar a digitalização de contratos, a empresa tem uma redução
significativa com papel e impressão. Além disso, elimina-se a necessidade de
gastar com motoboys ou correios, já que agora os arquivos serão enviados apenas
digitalmente.

Talvez sua empresa pode estar perdendo por ainda insistir nos documentos em papel. Avalie iniciar o processo de transformação digital, começando pela digitalização de contratos. Você verá o quanto essa mudança facilitará os processos da organização!

The post Como a digitalização de contratos pode otimizar os fluxos de revisão appeared first on Blog SoftwareONE Brasil.


Fonte: softwareone.com/feed

Compartilha aí!!

Comentários