Monitoramento, gestão e otimização de ativos de software podem causar grandes dores de cabeça para as organizações, departamentos de TI, áreas de compliance e finanças.

Uma pesquisa da Flexera destacou que 93% das organizações relataram gastar dinheiro em shelfware (ex: comprar mais software do que o necessário). Este passo em falso é facilmente dado se as organizações não têm visibilidade de tudo que possuem, consomem e têm o direito de usar.

Não entender direitos de software pode levar à orçamento desperdiçado e problemas de conformidade. A pesquisa da Flexera também descobriu que 44% das empresas pagaram $100 mil ou mais em custos de true-up para fabricantes de software como resultado do uso de software sem conformidade.

A falta de colaboração entre TI, Gestão de Ativos, Aquisição e Finanças pode, frequentemente, significar que as organizações pagam muito quando se trata de negociações de contrato. Por exemplo, um gerente de aquisição pode não ter conhecimento de quais ativos estão sendo usados na organização quando negociando uma renovação de contrato e, portanto, pode comprar mais do que o realmente necessário.

Desafios principais na gestão de renovações

Um dos principais desafios da gestão de renovações é entender o que possui e monitorar efetivamente esses ativos. Conforme destacado em nosso blog anterior “Visibilidade do que você possui com o PyraCloud,” isto pode ser extremamente difícil sem as ferramentas e processos corretos implementados.

Quando se trata de renovações, as empresas geralmente têm vários contratos de software com diversos fabricantes, com datas de renovação variadas tornando a gestão muito arriscada e demorada.

Dados de software vitais não são capturados frequentemente no ponto da compra, como:

  • Termos e condições
  • Durações de contrato (datas iniciais e finais)
  • Duração de manutenção
  • Modelo de compra
  • Chaves de licença

Sem esta informação é impossível ficar atualizado e conseguir negociar melhor os termos de renovação com os fabricantes.

As organizações que não tem monitoramento das licença de software e datas de renovação, podem se encontrar fora da manutenção ou também em violação dos direitos de uso:

  • Pagando taxas de reintegração elevadas
  • Renovando mais do que o necessário
  • Orçamentação e gastos maior do que o necessário
  • Recursos internos exaustivos lidando com renovações de licença

Muitas organizações usam planilhas para gerenciar e monitorar contratos, requerendo muito esforço manual e conforme mencionado acima, os dados vitais são frequentemente perdidos e os contratos reais ficam espalhados pela organização.

Gerencie as renovações mais efetivamente com o Pyracloud

Ter um local central para gerenciar contratos de software e ativos através de todo o ciclo de vida permite as organizações monitorar, gerenciar e otimizar o gasto de software, enquanto diminui o risco.

A plataforma PyraCloud SoftwareONE oferece às organizações justamente isso, um local central para gerenciar contratos e ativos de software a partir do ponto de compra até a retirada final do software.

PyraCloud Renewal Manager ajuda você a planejar, governar e gerenciar software futuro e renovações de manutenção em uma base contínua. As renovações de todo software transacionado pelo SoftwareONE podem ser gerenciadas pelo Gerente de Renovação. Para o software não transacionado pelo SoftwareONE os clientes podem aproveitar o serviço SoftwareONE TrakIT para descobrir, normalizar e carregar contratos de software a partir de terceiros no PyraCloud para gestão contínua com o Gerente de Renovação.

O Gerente de Renovação permite gerenciar renovações baseadas em datas finais, definir alertas personalizáveis de modo que você é notificado antecipadamente sobre a renovação e prioriza os termos de contrato mais críticos para suas negociações de editor futuras.

Adicionalmente, fornece detalhes sobre quais produtos ou grupos de produtos são inclusos nessas renovações e fornece custos de renovação estimados de modo que você pode orçamentar de forma proativa.

Ao proativamente gerenciar as renovações de software, o PyraCloud coloca você em uma melhor posição para negociar no momento das renovações com base em seus requisitos de negócio específicos.

O Resultado

O licenciamento de software é complexo e gerenciar renovação de software, manutenção e contratos em uma planilha não dará a você a visibilidade de controle centralizado que você precisa. A falta de visibilidade sobre o uso de software pode fazer com que gaste demasiadamente com o que não precisa no momento da renovação.

O PyraCloud Renewal Manager ajuda a tirar o valor máximo de seus contratos de software, ajudando a governar, gerenciar e monitorar as renovações de contrato. O PyraCloud pode ajudar a implementar um processo e metodologia para gerenciar as renovações de software e manutenção a partir de uma localização central, economizando tempo e ajudando a tomar uma decisão correta no momento da renovação.

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Fonte: softwareone.com/feed

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